Retro-actieve versoepeling voorwaarden buitenlandse dagvergoeding

Wanneer u voor uw werk naar het buitenland reist, mag uw werkgever of vennootschap u een belastingvrije en socialezekerheidsvrije dagvergoeding toekennen. Bovendien is deze vergoeding volledig fiscaal aftrekbaar voor de werkgever/vennootschap, zonder dat er bewijsstukken moeten worden voorgelegd. De hoogte van deze vergoeding hangt af van het land van bestemming en de duur van uw verblijf. De volledige lijst van dagvergoedingen vindt u in bijlage 1 van circulaire 2025/C/70.

Deze forfaitaire vergoeding dient om uw kleine kosten, zoals maaltijden, drank en lokaal vervoer, te dekken. Huisvestingskosten (overnachtingskosten en ontbijt) zijn hiervan uitgesloten en mogen apart terugbetaald worden aan de werknemer of bedrijfsleider. Zitten in de apart terugbetaalde huisvestigingskosten, bv. hotelfactuur, ook andere maaltijden dan het ontbijt of kleine uitgaven dan wordt de forfaitaire buitenlandse dagvergoeding procentueel verminderd met 35% voor een lunch, 45% voor een avondmaal en 20% voor kleine uitgaven.

Tot eind 2024 gold dat de afwezigheid minstens tien uur moest duren om deze forfaitaire dagvergoeding te kunnen toekennen en voor de dagen van vertrek- en terugkom kon slechts een halve dagvergoeding worden toegekend.

Vanaf 2025 vervalt de minimumduur van tien uur en wordt de forfaitaire dagvergoeding voor dagen van vertrek- en terugkom niet langer gehalveerd.

De procentuele verminderingen (35% voor een middagmaal, 45% voor een avondmaal en 20% voor kleine uitgaven) moeten nu ook toegepast worden voor de dagen van vertrek en terugkeer als bepaalde kosten (zoals maaltijden of kleine uitgaven) in de apart terugbetaalde huisvestingskost zijn inbegrepen. Voor ontbijt is geen vermindering nodig. Concreet betekent dit dat wanneer bv. het diner in de hotelkost zit, het forfait met 45% moet worden verminderd, ook voor de vertrek- en terugkomdagen.